Konferencijos Šiauliuose organizavimo atmintinė

ŠiauliaiAr lengva suorganizuoti gerą konferenciją Šiauliuose? Nors miestas ir nedidelis, tačiau iš tiesų renginiu organizavimas Siauliuose yra toks pats atsakingas reikalas, kaip ir renginių organizavimas didesniuose miestuose. Juk visi visada norime orientuotis į kiekybę. Tad ir renginiai Šiauliuose gali būti tokie patys stiprūs kaip ir sostinėje. Šį kartą pakalbėkime apie konferencijos organizavimą. Kaip suorganizuoti konferenciją, kad ja patenkinti liktų visi? Keletas patarimų padės priimti tinkamus sprendimus ir išvengti galimų nesusipratimų.

Tinkama vieta

Visų pirma, organizuojant konferenciją, reikia rasti tinkamą konferencijų salę. Kuo didesnis miestas, tuo geresnis pasirinkimas, tačiau tikrai ir Šiauliuose yra iš ko rinkti. Konferencijoms dažnai išnuomojamos viešbučių salės. Ypač tada, kai orientuojamasi į tarptautinę konferenciją, mat tada svečiams gali būti labai patogu – jie gali ir nakvoti, ir dalyvauti konferencijoje toje pačioje vietoje. Apskritai, organizuojant konferencijas, svarbu atitikti bendrinius reikalavimus: suteikti pakankamą erdvę diskusijoms, paruošti ilgą stalą, sėdimas vietas, turėti ir kampelį ar atskirą erdvę užkandžiams. Taip pat labai svarbu tinkamai informuoti konferencijos dalyvius, kaip rasti numatytąją erdvę.

Reikalingi vertėjai

Jeigu konferencija yra tarptautinė, būtina užtikrinti vertėjus. Jeigu bus kalbama angliškai ir yra tikimasi, kad visi moka anglų kalbą, vis tiek vertėtų turėti bent vieną vertėją dėl atsargos. Tada, kai konferncija yra tarptautinė ir susirenka daug skirtingomis kalbomis kalbančių žmonių, verta nuomotis sinchroninio vertimo sistemą, leidžiančią tiesiog per ausines girdėti, ką kalba vertėjai. Tai daug geriau, negu vienas vertimas, kurį turi girdėti visi ir taip prailginti konferencijos laiką.

Užkandžiai ir gėrimai

Be abejo, jokia konferencija, net ir trumpiausia, neįsivaizduojama be užkandžių. Reikia pasirūpinti derama kavos pertraukėle ir patiekti priklausomai nuo sąlygų įvairių užkandžių, kavos, arbatos. Svečiams ant stalo iškart turi būti išrikiuoti vandens buteliukai, stiklinės. Yra normalu, kad viešas kalbėjimas kelia šiokį tokį jaudulį, ypatingai, jeigu sprendžiami jautrūs klausimai. Taigi, turi būti visiems suteikta galimybė džiūstant burnai gurkštelėti vandens.

Reikalinga aparatūra

Priklausomai nuo konferencijos dydžio ir poreikių, reikia užtikrinti tinkamą techninį aptarnavimą. Konferencijose paprastai naudojami įvairūs mikrofonai, kolonėlės, ausinės, garsiakalbiai. Taip pat vaizdo technika, jeigu yra rodomosprezentacijos: projektoriai, ekranai, televizoriai, monitoriai. Svarbu dar prieš prasidedant renginiui užtikrinti, kad visa ši technika veikia tikrai gerai. Verta padaryti garso patikrinimą, pažiūrėti, ar projektorius ir kompiuteris tinkamai apdoroja medžiagą.

Palikite atsiliepimą